問題解決

できる人になるために 〜寝かす〜

 

新潟県で活動しているホームページクリエイターの山後です。

 

今回は「寝かす」をテーマにお話しします。

 

前回は「図解する」をテーマにして、図解することにより相手に伝わる精度が高まるという説明しました。

 

その場で説明する場合は、簡単な図を描いたり、流れ図を書いたりして説明することが多いですが、説明資料・チラシ・企画書などを作る場合は一度作って、しばらく時間をおいてから見直すようにしています。

 

そうすることで、相手に伝わる精度が高まります。

 

今回は「寝かす」ことの重要性について説明しようと思います。

 

 

「寝かす」ことの必要性

良い仕事をするためには、どのようなことが必要でしょうか。

 

様々な意見をお持ちの方もいると思いますが、私はコミュニケーションだと思っています。

 

コミュニケーションの本質は、相手に想いや考えを伝えることです。

 

常に近くにいて、いつでも意思の疎通ができる相手であれば問題になることはありませんが、生活する上において、常にコミュニケーションが取れるとは限りません。

 

そのような場合は、どれだけ「間違いがなく相手に伝わるか」が大切になってきます。

 

間違いなく相手に伝えるためには、見直しすることが非常に重要になってきます。

 

しかし、資料を作った直後というのは、自分の思い込みや「資料を作った」という達成感から、見直し作業がおろそかになったり、相手に伝わらない文章になっていたります。

 

そのようなミスを無くすために、見直しをするまでの時間をとる必要があるのです。

 

SE時代は、議事録・仕様書・操作説明書・説明資料など、様々なものを作っていました。

 

時間が勝負のものは難しいですが、資料に関しては作成してから見直すまで、最低一日程度時間をあけるようにしていました。

 

そうすることにより、冷静に資料を見直すことができるからです。

 

作っている最中や完成した直後というのは、頭の中は説明しようとしているものでいっぱいです。

 

そのようなときに資料を見直しても、説明が飛躍しすぎていたり、途中の説明を飛ばしたりしていることには気づきません。

 

一旦冷静になり、初めて資料を見るような感覚で見直すからこそ、気づくことが出てくるのです。

 

 

「寝かす」ために自分の中でのルールを考える

「資料を作ったり、考えをまとめた後にちょっと時間をとったほうがいいのはわかる。でも、日々の仕事の中でそんなに時間を取れないよ。」という人も多いのではないでしょうか。

 

確かにその通りです。

 

日々仕事をしていると、どんどんと増えてきてしまい、作業をこなさなければいけない状態になっていきます。

 

でも、できる人というのは十分な見直しの時間を確保しています。

 

私が意識してやっていることをまとめると、以下の通りです。

 

  1. 締め切りを前倒しし、自分だけの締め切りを設ける
  2. 余った時間は別の仕事に取り掛かる
  3. 時間をおいて、客観的な視点で見て見る

このとき、初めてその資料や商品を見る消費者のような気持ちで見直すようにしています。

 

では、どのくらい間隔を空けるといいのでしょうか。

 

私の個人的な理想は1週間です。

 

とはいっても、スケジュールの都合もあるので最短でも1日は空けるようにしてください。

 

現実的なところでいくと、3日程度が妥当な気はしています。

 

この「寝かす」期間というのは、意識しないと作ることはできません。

 

なぜなら、気になってどんどん手直しを加えたくなってしまうからです。

 

その気持ちをグッとこらえて、寝かせて見てください。

 

しばらく経ってから見てみると、違う視点からアイデアや資料を見ることができるようになります。

 

その気になったことを補足することで、伝わりやすいものができあがっていきます。

 

工程や期間は、自分の経験の中で作ったマイルールなので、このやり方が合わない人もいると思います。

 

アレンジを加えて、自分なりの方法を探して見てください。

 

 

終わりに

いかがでしたでしょうか。

 

資料を作っても、相手に伝わらなければ意味がありません。

 

アイデアも共感してもらえなければ、商売にはつながりません。

 

作っているときは「あれも、これも」という気持ちで作ってしまいますが、盛り込みすぎると何が大切かわからなくなってしまいます。

 

冷静になって考えるために、「寝かす」ことを意識するようにしてください。

 

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